Архивная обработка документов

Большинство руководителей компании, прочитав слова: «Архивная обработка документов», чувствуют легкую панику. Кажется, что предстоит очень сложная, муторная, кропотливая работа, от которой хочется сбежать как можно дальше. Действительно ли это так? Отчасти да, а отчасти нет. Если иметь определенный характер и профессиональные навыки, в архивной обработке нет ничего сложного. Но факт, что эта деятельность требует бдительности, внимательности, глубочайшего знания законов, понимания процессов архивации и владения ими — абсолютно верен. И — будем честны — это, действительно, кропотливая и довольно муторная работа.

Именно поэтому для абсолютного большинства руководителей лучшим решением будет доверить ее профессионалам.

Когда проводится архивная обработка документов?

Рано или поздно, услуги архивации документов становятся необходимы каждой компании. Они могут понадобиться в следующих случаях:

• создание архива документов компании;

• передача бумаг на внеофисное хранение в профессиональные хранилища;

• передача документов в государственные архивные фонды в самых разных ситуациях, в том числе при ликвидации компании.

Зачем нужна архивная обработка?

Это — важнейший этап на пути создания любого архива. Большинство людей воспринимают создание архива, как складирование документов в специально предназначенном для этого месте. Мнение распространенное, но ошибочное. Потому что без специальной обработки это будет не архив, а просто склад никак не организованных документов.

Для того, чтобы бумаги превратились в архив, и нужна их обработка. В ходе этого процесса они получают систематизацию, упорядоченность и специальное оформление.

Как проводится архивная обработка документов?

Профессиональная обработка документов состоит из следующих этапов:

• экспертиза научной и практической ценности, в ходе которой выясняется, нужно ли вообще хранить те или иные бумаги, зачастую выясняется, что в «архиве» лежит много ненужного, зато не хватает по-настоящему необходимого;

• определение сроков хранения каждой бумаги — некоторые из них нужно хранить всего несколько лет, другие берегут десятилетиями, третьи — бессрочно;

• систематизация по типу, степени важности, срокам хранения и другим параметрам;

• оформление дел в соответствии с действующими на данный момент, актуальными требованиями Закона;

• выделение дел с истекшим сроком годности, а также не подлежащих хранению;
оформление соответствующих актов.