Кто отвечает за восстановление кадровой документации в компании и как организовать процесс

Кадровая документация — это основа всех трудовых отношений внутри организации. Без грамотно оформленных договоров, приказов, личных карточек и табелей учета невозможно подтвердить стаж, рассчитать выплаты или пройти проверку инспекций. При утере или порче таких документов, особенно в крупных компаниях, требуется оперативное и точное восстановление. В частности, восстановление кадровой документации в Астане становится всё более востребованной услугой — особенно в случае проверок, реорганизаций или смены кадровиков. Но кто именно в компании должен этим заниматься, и как грамотно наладить весь процесс?



Кто отвечает за восстановление кадровой документации

При возникновении необходимости восстановления документации важно понимать, кто несёт ответственность за этот процесс. Распределение обязанностей внутри компании позволяет избежать хаоса и ускорить восстановление. Основные ответственные лица:

• Работодатель (директор компании). Несёт полную юридическую ответственность за ведение и хранение кадровой документации, включая её восстановление.

• Специалист по кадрам или отдел кадров. На практике именно они восстанавливают недостающие документы, составляют приказы, карточки, формируют личные дела сотрудников.

• Юрист компании. Контролирует правомерность восстановления, помогает оформить документы задним числом, подсказывает, какие риски следует учитывать.

• Главный бухгалтер. Привлекается, если требуется восстановить данные, связанные с начислением зарплаты, отпусками, больничными и налогами.

• Сами сотрудники. Иногда сотрудники могут предоставить копии недостающих документов — договоров, приказов и т.д., которые они хранили у себя.

Ответственность за восстановление кадровой документации лежит на нескольких уровнях, но ключевое лицо — работодатель. Однако без взаимодействия кадровиков, юристов и бухгалтеров восстановление не будет полным и корректным.



Как организовать процесс восстановления

Грамотно организованный процесс восстановления документов позволит не только вернуть утраченную информацию, но и избежать повторных ошибок. Это особенно важно, если восстановление проводится под давлением сроков — например, перед проверкой. Основные шаги:

• Оценка масштабов утраты. Необходимо понять, какие документы утеряны, за какие периоды, и насколько это критично для функционирования компании.

• Сбор доступной информации. Поиск копий у сотрудников, в бухгалтерии, электронной почте, архивах и облачных хранилищах.

• Составление плана восстановления. Определяются сроки, ответственные, приоритетность документов.

• Подготовка новых документов. Составляются недостающие приказы, договора, карточки. Важно соблюдать актуальные требования законодательства.

• Согласование с юристом. Все восстановленные документы должны соответствовать правовым нормам и быть готовы к проверке.

• Обновление базы данных и архивов. После восстановления документы вносятся в кадровые системы и бумажные архивы.

• Профилактика на будущее. Создание резервных копий, обучение кадровиков, внедрение системы электронного документооборота.

Восстановление кадровой документации — это не разовая задача, а комплексный проект, требующий точности, координации и соблюдения законодательства. Его организация требует усилий, но при правильном подходе позволяет полностью восстановить архив компании.

Заключение

Потеря кадровой документации — не приговор, но и не повод для затягивания. Чем раньше начнётся восстановление, тем меньше будет последствий для компании. Важно правильно определить ответственных и выстроить пошаговую стратегию. Если в штате нет квалифицированных специалистов, лучше не рисковать и обратиться к экспертам. Профессиональную помощь по восстановлению кадровой документации в Астане оказывает компания "Союз Экспертиза" (https://unionexpert.kz/), обладающая опытом и знаниями для решения задач любой сложности — от составления недостающих документов до представления интересов компании перед контролирующими органами.